Расчеты с подотчетными лицами

Comments

• Как всегда начнем с первоисточника. Это – «Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации», утвержденный решением Совета Директоров Центрального Банка России от 22.09.93 № 40. Читаем:
  
  11. ...
  Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.
  
  Ключевое слово в этой цитате: «срок, на который выданы наличные деньги под отчет». Именно по окончании этого срока и отсчитываются заветные 3 рабочих дня.
  
  Срок должен быть указан в распорядительном документе. Например, подотчетник пишет заявление «прошу выдать 100 рублей на закупку чернил». Руководитель пишет резолюцию на этом заявлении: «В бухгалтерию. Выдать в подотчет на срок 10 дней.»
  
  Обычно на этот нюанс не обращают внимание, и нигде в документах срок не указывается. Тогда поступают, исходя из здравого смысла. Например, если выданы под командировочные расходы, то, очевидно, что срок, на который выданы деньги – до окончания командировки. Поэтому очень часто можно встретить утверждение, что срок авансового отчета – три дня по возвращении из командировки. Но это только в том случае, если не указан другой срок.
  Сложнее с подотчетом на другие цели. Если деньги строго целевые и срок не указан, то этим сроком можно считать выполнение цели, на которые они выданы. Например, выданы без указания срока на покупку чернил, то отчитаться надо в течение трех дней после покупки этих чернил.
  Еще сложнее, когда деньги получает хозяйственник, который и сам еще не знает, что и когда будет покупать. Обычно у него всегда есть некоторая сумма денег, чтобы сделать оперативные закупки. В этом случае лучше указывать срок выдачи, иначе при проверке кассовых операций будет сделано замечание.
  Есть еще один путь – установить в учетной политике сроки выдачи денег под отчет. Можно даже дифференцировать: всем 10 дней, а по списку должностей – 30 дней. И лучше все-таки указать «Если иной срок не указан в распорядительном документе на выдачу денег».
  
  Успехов!
  
• Спасибо! Все понятно. Пропишу сроки в учетной политике.
• Скажите пожалуйста, можно ли принять к учету расхода счет не по установленной форме?Работник отчитывается за найм жилья в командировке счет+кч, но счет составлен самим ИП, т. е не по форме 3-Г.Как быть???
• Цитата: Скажите пожалуйста, можно ли принять к учету расхода счет не по установленной форме?Работник отчитывается за найм жилья в командировке счет+кч, но счет составлен самим ИП, т. е не по форме 3-Г.Как быть???

  
  
  Форма 3-Г утверждена Приказом Минфина РФ от 13.12.93 № 121 во исполнение Постановления Совета Министров - Правительства РФ от 30.07.93 № 745 (пункт 2).
  Следовательно, эта форма, прежде всего, была предназначена для использования при расчетах с населением вместо ККТ.
  
  С 1 января 2009 г. ситуация в корне изменилась. Прежде всего Постановлением Правительства РФ от 06.05.08 № 359 (в редакции Постановления Правительства РФ от 14.02.09 № 112) утверждено новое «Положение об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники».
  Так вот, этот документ устанавливает, что организация или индивидуальный предприниматель, оказывающие услуги населению, вправе использовать самостоятельно разработанный бланк строгой отчетности, в котором должны содержаться реквизиты, установленные пунктом 3 данного Положения. Утверждение формы такого документа уполномоченными федеральными органами исполнительной власти не требуется.
  Если не верите мне, можете прочитать эти же слова в Информационном письме Минфина РФ от 22.08.08.
  
  Есть, правда исключения, предусмотренные пунктами 5 и 6 Положения. Здесь речь идет об услугах, формы документов для которых утверждаются уполномоченным органам. Например, формы билетов на транспорт... Для гостиниц, по-моему, таких требований нет.
  
  Вывод: форма 3-Г перестала быть «обязательной» с 1 января 2009 г. Организация или ИП имеют право создать свою форму, при обязательном наличии указанных в Положении реквизитов.
  
  Есть еще одно обстоятельство. Все, что было написано выше, напрямую касается использованию бланка строгой отчетности в расчетах с населением без ККТ. Но в данном случае ККТ как раз таки используется. Следовательно, все указанные «обязанности» в данном случае не имеют силы. Но НК РФ требует, чтобы расходы были подтверждены документально. Т.е. документом.
  
  Ничего другого не остается, как найти определение такому документу в Федеральном законе от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (последняя редакция в версии Федерального закона от 03.11.06 № 183-ФЗ):
  
  Статья 9. Первичные учетные документы
  ...
  2. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:
  а) наименование документа;
  б) дату составления документа;
  в) наименование организации, от имени которой составлен документ;
  г) содержание хозяйственной операции;
  д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
  е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
  ж) личные подписи указанных лиц;
  
  Альбома унифицированных документов для гостиниц я не нашел. Приказ Минфина РФ от 13.12.93 № 121, который в числе других утвердил форму 3-Г не в счет – о целях и назначении этого документа мы уже говорили. Так что, если в счете, который представил командировочный, имеются все необходимые реквизиты, можете смело принимать к учету. Ежели нет, попробуйте получить от ИП другой, более подходящий для учета, документ.
  
  Успехов!
  
• Спасибо огромное!!!!!!!!